El teletrabajo para la tecnología no es algo nuevo. En el ámbito de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC), se ha impulsado esta tendencia hace bastante tiempo, al punto que muchas organizaciones ya han accedido a su uso y muchos países han creado regulaciones para implementarlo.
Hay que aclarar que teletrabajo no necesariamente hace referencia a trabajar desde casa, sino a la capacidad de que una persona pueda desempeñar sus operaciones desde cualquier lugar en el que se encuentre, siempre y cuando tenga acceso al Internet. Con este concepto, en las TIC existen pilares que sostienen la capacidad mínima para levantar el teletrabajo en una organización, estos pilares son los siguientes:
1. Comunicaciones y colaboración
Definitivamente este es una las partes fundamentales, para que el teletrabajo exista, la comunicación hacia el Internet es básica, por ello, las organizaciones deben asegurarse de que sus colaboradores tengan acceso a este medio, en lo posible permanente o durante el tiempo que el teletrabajador debería operar. Esta será la esencia que da sentido a todo lo siguiente. Por ejemplo, muchas veces en los entornos que nos movemos para desempeñar el teletrabajo como casa, oficina, café u hotel, encontramos servicio Wi-Fi, además de tal vez un plan de datos en nuestros teléfonos celulares o laptops, lo que crea una redundancia en la comunicación hacia el Internet para el teletrabajador.
Por otro lado, la fuerza de equipo es la que mantiene las operaciones de la organización, por ende, es importante que esta dote de sistemas que permitan la fácil comunicación y organización entre los colaboradores. Esto hace referencia a sistemas que permiten chat, llamadas y videoconferencia entre personas o equipos de trabajo, es decir, una gran apertura a poder contactar a los compañeros de trabajo y definir como se organizarán para un proyecto o actividad; por lo que es necesario que estos sistemas, además, cuenten con funcionalidades de asignación de tareas, así como el poder establecer tiempos de cumplimiento. Esto fortalecerá el enfoque en base a resultados que una organización requiere para poder sacar adelante los esquemas de teletrabajo.
2. Disponibilidad de la información corporativa
Cuando estamos dentro de oficina, es sencillo acceder a documentos que son compartidos para el uso del día a día, mismos que regularmente se encuentran en un servidor centralizado dentro de la oficina física. Cuando vamos a activar el teletrabajo, es importante que estos documentos y archivos también estén compartidos de forma oportuna, de tal manera que no existan tiempos que retrasen el cumplimiento de tareas de los colaboradores. Naturalmente estos documentos y archivos, deben estar protegidos, ya que, si por alguna razón deben dejar las premisas virtuales de la compañía, sean asegurados y permitan su seguimiento y trazabilidad, como, por ejemplo, cuando un documento especial (proyección financiera de la organización) debe ser enviado por correo a un banco; la plataforma que se usa para administrar la información debería permitir darle seguimiento a esta. Claramente los documentos y archivos no son visibles para todos indistintamente, sino que deben ser administrables según jerarquías y necesidades, por ejemplo, un asistente contable puede necesitar una factura, pero no hace falta que pueda ver o modificar el cuadro de planificación de marketing necesariamente.
3. Disponibilidad de los programas y sistemas corporativos
En este caso, así como con los documentos, existen muchos programas y aplicaciones que, en las organizaciones regularmente se usan solo desde la red local de las oficinas físicas. Es importante determinar que aplicaciones y sistemas de estos son necesarios para las personas que ejecutan teletrabajo, con tal granularidad de control, que se pueda ingresar a estos desde internet y con las credenciales de ingreso correspondientes. Para este punto existen varias alternativas tecnológicas, de entre ellas el activar comunicaciones por VPN hacia la red interna local de la oficina física. Otra alternativa sería llevar las aplicaciones a la nube o bien levantar una nube privada en la oficina física que permita embeber las aplicaciones y publicarlas para el uso de los teletrabajadores.
4. Seguridad de la información y comunicaciones
En los tres puntos anteriores, las opciones para activar el teletrabajo son varias y todas implican el exponer hacia el Internet nuestros documentos, aplicaciones y sistemas corporativos, por ello, es imperativo la activación de un plan de seguridad para cada solución que se implemente, tomando especial atención a los permisos que se entrega a cada usuario, así como el control, trazabilidad de las tareas, conexiones, cargas y descargas de información que este realiza; a fin de que en cualquier momento se pueda determinar con facilidad cualquier desavenencia y a su vez resolverla lo más pronto posible, eliminando tiempos de inactividad que pueden traducirse en pérdidas monetarias para la organización. La habilidad de terceros a la organización, también es un punto que requiere alta atención, los hackers, los bots, worms o virus son una amenaza fuerte cuando nuestra información está expuesta, para esto, se requieren sistemas que manejen comunicación y almacenamiento de datos encriptados, así como soluciones de seguridad en nuestros sistemas y en los puntos terminales de acceso, para que estos no permitan que nuestros recursos sean vulnerados.
5. Continuidad de negocio, redundancia y alta disponibilidad de los servicios e información
Por último, muchos siniestros pueden ocurrir durante nuestro trabajo, como equivocaciones al guardar un archivo, al subir información a un sistema interno, maleantes tratando de secuestran nuestra información o casos fortuitos como virus que afectan a la población mundial, por esto, como paso importante para mantener la fuerza del teletrabajo, está el contar con un plan de continuidad de negocio, determinando cuales son nuestras aplicaciones críticas para operaciones y como la organización va a reaccionar cuando exista uno de los siniestros mencionados. Siempre lo mejor será estar preparado; la información corporativa debe estar en lo posible respaldad en base a las mejores prácticas, al menos la más crítica. Los sistemas y aplicaciones internos de uso crítico deberían estar implementadas bajo sistemas de alta disponibilidad que permitan reducir los tiempos de reactivación del negocio cuando fallan.
Con todo lo mencionado, solo hace falta decir que el objetivo del teletrabajo es optimizar el tiempo de los operadores y los costos de las organizaciones, la implementación de todas estas tecnologías debe generar mayor productividad en tiempos y costos, lo que representa una amplia mejora. El mundo ha cambiado y el teletrabajo es una de las mejores opciones hoy, al menos para aquellos colaboradores que no requieren realizar actividades de producción en oficinas físicas. La tecnología por su parte ha estado lista para hacer del teletrabajo una gran forma de vivir, hoy es el momento de ponerla a prueba y evolucionarla.
Por último, a continuación dejo algunos links de plataformas que podrían servir para llevar acabo el teletrabajo:
Office 365
Avaya Spaces
VMware Workspace One
Google Cloud Platform
Microsoft Azure
Checkpoint Security
Si deseas conocer más sobre este tema o estas interesado en incluir este tipo de servicios dentro de tu organización, déjanos un comentario o escríbenos a info@telavog.net.
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